Sekretariat

Das Sekretariat ist die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Aufgaben im direkten Umfeld des Bürgermeisters. Es unterstützt ihn bei der Erfüllung seiner Aufgaben und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Verwaltungsarbeit. Zu den Kernaufgaben gehören:

1. Posteingangsbearbeitung: Empfang, Sichtung und Verteilung der eingehenden Post, sowohl in Papierform als auch digital. Die eingehenden Dokumente werden anschließend in die entsprechenden Fachanwendungen zur digitalen Weiterverarbeitung überführt.

2. Postausgangsbearbeitung: Vorbereitung und Koordination des Postversands, einschließlich der Nutzung verschiedener Versandleistungen, um sicherzustellen, dass alle ausgehenden Schreiben termingerecht zugestellt werden.

3. Terminmanagement: Organisation und Verwaltung des Terminkalenders des Bürgermeisters. Dies umfasst die Koordination von Besprechungen, internen und externen Terminen sowie die Vorbereitung von Sitzungsunterlagen.

4. Unterstützung in der Vorbereitung von Veranstaltungen und Sitzungen: Koordination und Organisation von Vorbereitungen für interne und externe Veranstaltungen sowie Besprechungen, an denen der Bürgermeister teilnimmt, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und der Abstimmung mit anderen Abteilungen.